Zarządzanie projektami dla początkujących

Planowanie projektu jest ważną i cenną częścią zarządzania projektami. Jest to wręcz kamień węgielny, na którym opiera się cała koncepcja zarządzania projektami. Oczywiście, nie można mieć jednego bez drugiego.

Zanim przystąpisz do tworzenia swojego pierwszego projektu, musisz zrozumieć przynajmniej podstawy zarządzania projektami. Dzięki temu o wiele łatwiej będzie Ci realizować projekt, gdy tylko trafi on na Twoje biurko.

Krótkie wprowadzenie do zarządzania projektami

Globalne środowisko biznesowe jest środowiskiem wysoce konkurencyjnym. Brak solidnych, długotrwałych projektów o istotnym znaczeniu będzie skutkował niepowodzeniem w biznesie. Projekty muszą mieć solidne podstawy. Muszą być realizowane w terminie. Muszą być w stanie zrealizować wszystkie cele biznesowe, a przynajmniej te najważniejsze, co zapewni firmie profesjonalny profil i przewagę nad konkurencją.

Sposobem na osiągnięcie tego celu jest oczywiście zarządzanie projektami, a kierownicy projektów będą odgrywać najważniejszą rolę w rozwoju firmy. przedsiębiorstwa. Ich rola jest rzeczywiście bardzo złożona i wymaga szeregu organizacyjnych, zdolności analitycznych i biegłych umiejętności interpersonalnych.

Najprościej można najprostszy sposób zdefiniowania zarządzania projektami jest następujący:

Zarządzanie projektem to praca stosowana w celu ukończenia projektu zgodnie z konkretnymi wymaganiami planu. Wymaga ono wielu umiejętności, narzędzi, technik i oczywiście specjalistycznej wiedzy na temat wszystkich powyższych zagadnień.

Zarządzanie projektem to praktyka, która pomaga stworzyć plan projektu, identyfikować problemy i rozwiązywać je, a także realizować plan i spełnienie wszystkich wymagań.

Na przestrzeni wieków możemy zidentyfikować zarządzanie projektami w niektórych z najbardziej znanych budowli na świecie. Partenon, Wielki Mur Chiński, piramidy w Gizie. Niesamowite budowle, które wymagały lat planowania i budowy. Wszystkie te budowle napotkały problemy podczas budowy. Fakt, że widzimy je do dziś, świadczy o tym, jak dobrze zorganizowane zarządzanie projektami może przynieść niesamowite rezultaty.

Zasady, na których opiera się nowoczesne zarządzanie projektami dla w przedsiębiorstwach, są te same zasady, które zastosowano w tych ogromnych konstrukcjach. Strona Ogólna koncepcja jest taka sama, ale techniki i praktyki wciąż się zmieniają. się zmieniają. Dziedzina zarządzania projektami nigdy nie pozostaje taka sama, ponieważ wysoce konkurencyjny krajobraz biznesowy wymaga innowacji, szybszych zmian i stosowania nowoczesnych technologii.

Definiowanie projektu

Aby zrozumieć zarządzanie projektami, musimy najpierw zrozumieć czym dokładnie jest projekt. Czym ma zarządzać kierownik projektu? zarządzać? Cóż, istnieje definicja projektu, która może nam pomóc zrozumieć, czym on jest.

Według Instytutu Zarządzania Projektami, projekt to "tymczasowe przedsięwzięcie podjęte w celu stworzenia unikalnego produktu, usługi lub rezultatu". Poświęcając trochę czasu na przeanalizowanie tej definicji, możemy zrozumieć więcej na temat projektu niż do tej pory.

Tymczasowy

Projekt ma charakter tymczasowy. Innymi słowy, zawsze jest jakiś termin, który musi zostać dotrzymany. Termin ten jest ważny dla projektu. Dlatego wszystkie harmonogramy, zasoby i zakresy projektu powinny być być skoncentrowane na dotrzymaniu tego konkretnego terminu.

Projekt nie będzie stanowił części zadań horyzontalnych firmy. przedsiębiorstwa. Zostanie zakończony. Ale rezultaty projektu muszą pozostać. Ta strona jest najważniejszą częścią definicji.

Unikalny produkt Usługa lub rezultat

Każdy projekt zawsze ma jakiś cel. Celem jest stworzenie produktu, który zwiększy wartość przedsiębiorstwa. Niezależnie od tego, czy jest to zysk, przychód, nazwa marki, reputacja czy cokolwiek innego. Rezultat musi być unikalny. Musi osiągnąć konkretne cele, które zostały wyznaczone na początku projektu.

Co najważniejsze, wyniki te muszą się utrzymać. W przeciwieństwie do charakteru projektu, który w większości przypadków jest tymczasowy, rezultat powinien być trwały.

Projekt

Zanim przejdziemy do określenia obowiązków kierownika projektu, powinniśmy porozmawiać trochę o samym projekcie. Jeśli trochę poszukamy, przekonamy się, że bez względu na rodzaj projektu, budżet czy wpływ, jaki może mieć, etapy jego realizacji są zawsze takie same. (Oczywiście, mogą pojawić się pewne zmiany, ale wciąż możliwe do wprowadzenia).

Mówimy tu o ramach projektu, które zasadniczo obejmuje i organizuje wszystkie procesy, które będą musiały zostać zrealizować.

Mówiąc najprościej, jak to możliwe, każdy projekt, niezależnie od ma swój początek, środek i koniec. I oto dlaczego te ramy, znane formalnie jako Cykl Życia Projektu, są tak ważne dla kierownika projektu. Jest to mapa, którą kierownik będzie wykorzystywał do przewidywania potencjalnych zadań w poszczególnych fazach projektu.

Oto pięć konkretnych faz cyklu życia projektu projektu:

1. Faza inicjacji lub tworzenia koncepcji
2. Faza planowania
3. Faza realizacji
4. Faza kontroli
5. Faza zamknięcia

Każdy kierownik projektu musi pamiętać o tych fazach zanim rozpocznie planowanie i realizację projektu!

Obowiązki kierownika projektu

Horyzontalne obowiązki kierownika projektu w w odniesieniu do projektu są bardzo szczegółowe. To oni planują projekt i realizują projekt. Oznacza to, że są oni odpowiedzialni za monitorowanie i kontrolowanie wszystkich działań i procesów, które są niezbędne do ukończenia projektu!

Oprócz tych obowiązków jest jeszcze kilka działań, które Kierownik projektu musi jeszcze podjąć kilka działań w całym okresie realizacji projektu. projektu. Są to następujące działania.

Tworzenie planu projektu

Plan projektu musi spełniać pewne ważne priorytety. Przede wszystkim musi to być plan realistyczny. Samo zaplanowanie projektu, który który brzmi niesamowicie, nie wystarczy. Jeśli nie da się go zrealizować, to całe przedsięwzięcie całe przedsięwzięcie pójdzie na marne.

Co więcej, specyfikacje planu muszą być dobrze skalkulowane. Projekt musi mieć realistyczny harmonogram i odpowiedni budżet. W procesie tym należy także określić wszystkie ważne narzędzia, które będą potrzebne do realizacji projektu.

Tworzenie zespołu

Jaki zespół będzie prowadził projekt? W większości przypadków, zespół będzie składał się z członków, którzy nigdy wcześniej nie pracowali razem lub lub współpracowali ze sobą tylko przy mniejszych projektach. Ten krok ma kluczowe znaczenie. Samo wrzucenie do zespołu członków bez oceny ich pracy lub umiejętności pracy w zespole może okazać się powodem, dla którego projekt nie zostanie ukończony.

Każdy członek zespołu musi mieć możliwość wniesienia do projektu wiedzy specjalistycznej, która będzie stanowiła wartość dodaną. Kierownik musi szukać odpowiednich specjalistów, którzy będą potrafili współpracować ze sobą w synergii, aby wykonać zadania na czas.

Przydzielanie zadań

Zadania są podstawą projektu. Oprócz tego, że Oprócz tego, że muszą być realistyczne i możliwe do wykonania, muszą być dobrze zdefiniowane pod względem szczegółów, harmonogramu i rezultatów.

Mądrą decyzją jest, by kierownik dał członkom zespołu możliwość zadeklarowania zainteresowania zadaniami przed ich przydzieleniem. Istnieje szansa, że nie wszyscy będą mogli pracować nad tym, nad czym chcą. Deklarując zainteresowanie, kierownikowi projektu będzie o wiele łatwiej ocenić zadania w porównaniu z członkami zespołu i przydzielić je najlepiej, jak to możliwe.

Pamiętaj, że w większości przypadków różne zadania wymagają współpracy członków zespołu. Kierownik musi być dokładny w procesie oceny, dbając o to, by zadania przebiegały sprawnie.

Pełnienie funkcji lidera zespołu

Znalezienie członków zespołu i przydzielenie im zadań to świetny jest doskonałym sposobem na stworzenie mniejszych, niezależnych zespołów w ramach projektu. Zespoły te będą muszą być w stanie pracować prawidłowo bez nadzoru. Ale samego nadzoru nie może zabraknąć w projekcie.

Słowo "nadzorca" może być nieco zbyt ciężkie. Kierownik projektu Kierownik projektu nie może działać jako nadzorca, ale jako lider zespołu. Oczywiście istnieje kilka zobowiązań technicznych, które wymagają nadzoru. Do tych obowiązków należą: zarządzanie czasem zarządzanie czasem, terminy, aktualizacje stanu i raportowanie.

Lider zespołu musi jednak być w stanie rozwiązywać inne, bardziej innych, bardziej interpersonalnych problemów, które mogą się pojawić. Po drodze zawsze będą pojawiać się wyboje. po drodze. Nieporozumienia i negocjacje mogą spowolnić realizację projektu. Kierownik projektu Kierownik projektu musi być na miejscu i pomagać w rozwiązywaniu wszystkich tych problemów.

Na koniec dnia kierownik projektu musi pamiętać, że że jako lider zespołu musi dbać o wysokie morale, zapewniać zespołowi zespołowi szkoleń i doradzać członkom zespołu, kiedy tylko tego potrzebują!

Zarządzanie budżetem

Każdy projekt ma swój budżet. Budżet ten może się różnić w zależności od projektu, zobowiązań, wymagań i oczywiście oczekiwanych wyników. Jeśli jednak plan projektu został odpowiednio opracowany, kierownikowi projektu będzie o wiele łatwiej kierownikowi projektu o wiele łatwiej będzie opracować budżet i odpowiednio go rozdysponować. i odpowiednio go rozdysponować.

Proces ten składa się z wielu etapów. Jednym z najbardziej efektywnych z nich jest porównanie rzeczywistych wydatków z potencjalnymi wydatkami na projekt, aby spróbować oszacować budżet i dopasować go do projektu.

Znajdowanie źródeł zewnętrznych i współpracowników

W pewnym momencie realizacji projektu, świadomie lub nie celowo lub nie, większość projektów wymaga pewnych zewnętrznych źródeł i współpracowników do wykonania zadań. W niektórych przypadkach kierownicy projektów przydzielają zadania członkom zespołu, aby znaleźli tych współpracowników. To duży błąd.

Jest to zadanie kierownika, które powinno być wykonane przez kierownik. Zadanie jest dość ważne, ponieważ będzie wymagało od kierownika ocenić usługi zewnętrzne i dodać je do budżetu.

Jeśli od początku wiesz, jakie źródła zewnętrzne będą i ile będą kosztować, wystarczy dodać je do pierwotnego planu i budżetu. planu i budżetu.

Zawsze jednak zaleca się odłożenie pewnej części budżetu na budżetu na nagłe wypadki. Nigdy nie wiadomo, kiedy w ostatniej chwili mogą być potrzebne usług z zewnątrz. Upewnij się, że jesteś przygotowany na takie nagłe wypadki.

Dostarczanie projektu po jego zakończeniu

Projekt został zakończony. I co teraz? Projekt przyniósł określone rezultaty i te rezultaty muszą być kontynuowane. Zespół, który pracował nad nad ukończeniem projektu zostanie teraz zdemontowany. Projekt będzie musiał zostać przekazany do zespołu odpowiedzialnego za zarządzanie, utrzymanie i eksploatację wyników projektu.

Jest to bardzo ważny krok dla kierownika projektu. Na stronie nie będzie już odpowiedzialny za projekt, ale musi być w stanie być w stanie doskonale zaprezentować projekt kolejnemu zespołowi. Zasadniczo na tym etapie, kierownik projektu będzie musiał w pełni zdać sprawozdanie z projektu, co będzie skutkowało pokazanie pracy, jaką zespół wykonał pod jego kierownictwem.

Dokumentowanie projektu

Być może jest to najbardziej prozaiczna czynność, której wymaga się od kierownika projektu, ale równie ważna. Przez cały czas trwania projektu wszystko powinno być udokumentowane. W dzisiejszych czasach kierownicy projektów mają szczęście. Nie muszą już zmagać się z wieżami papierów, które trzeba posortować. Wszystko można znaleźć w komputerze.

Jednak wszystkie dokumenty, zarówno fizyczne, jak i cyfrowe, muszą być jednak wszystkie dokumenty, zarówno fizyczne, jak i cyfrowe, muszą być skategoryzowane, udokumentowane, posortowane i przechowywane we właściwych plikach.

Kierownik projektu, który traktuje to jako zwykłą procedurę, nie ma nic na tym nie zyska. Trzeba pamiętać, że wszystkie te dane zawierają ważne informacje, które mogą pomóc w rozwoju kierownika projektu.

Możesz zobaczyć, co zrobiłeś dobrze, a co źle, zapisując to na papierze. Może uda się zidentyfikować wszystkie mocne i słabe strony projektu. Można je rozdzielić pomiędzy siebie i zespół.

Inną rzeczą, którą można zrobić, jest natychmiastowa praca nad rzeczami, które zostały zrobione źle. Można także pracować nad doskonaleniem swoich obecnych umiejętności i kompetencji. Można również dowiedzieć się, jak od samego początku określić potencjalne mocne i słabe strony zespołu. Być może jeszcze przed wyborem członków lub przydzieleniem zadań. Dzięki temu kolejny projekt, którym będziesz kierował, będzie o wiele bardziej efektywny, a jego wyniki lepsze i szybsze.

Znajdź właściwą metodologie

Ostatnią, ale z pewnością nie ostatnią kwestią są metodyki. Kierownicy projektów muszą być w stanie wykonywać zadania w sposób, który będzie łatwiejszy zarówno dla nich, jak i dla reszty zespołu. Metodyka, którą wybierzesz, będzie w zasadzie określała sposób podejścia do projektu.

Ponieważ istnieje wiele metodologii zarządzania projektami (i wydaje się, że coraz częściej pojawiają się kolejne), należy znaleźć taką lub taką kombinację, która będzie najbardziej odpowiednia dla Ciebie.

Zarządzanie projektami może być skomplikowane. Istnieje wiele spraw, które trzeba wziąć pod uwagę, a jeszcze więcej obowiązków, które mogą pojawić się w trakcie realizacji projektu. Kierownik projektu zawsze uczy się na błędach i ulepsza swoją pracę. Dajcie sobie czas na naukę i nie spieszcie się podczas planowania projektu!