Planowanie projektów dla przedsiębiorstw

Sukces zespołu w przedsiębiorstwie jest kluczowym czynnikiem ewolucji przedsiębiorstwa. Zespoły i działy zawsze starają się zwiększyć swoje wyniki i pokazać, jak ważne są dla firmy. W dzisiejszych czasach nie jest możliwe istnienie firmy bez przynajmniej podstawowych działów. Administracja, zarządzanie, marketing, Sprzedaży - te i wiele innych działów musi istnieć w przedsiębiorstwie.

Każdy pracownik w jednym z tych działów ma określone obowiązki. Pewne procesy, które musi wykonać, i terminy, których musi dotrzymać. Te horyzontalne zadania muszą być zawsze realizowane. Ale w jaki sposób te zadania pomagają w rozwoju firmy? Odpowiedź jest prosta. Nie pomagają. Zadania horyzontalne w przedsiębiorstwie pełnią rolę pomocniczą. Ich zadaniem jest zapewnienie ciągłego rozwoju firmy. Procesy, które są uważane za bardziej standardowe, nie mogą zostać zatrzymane.

Pracodawcy z wizją

Pracodawca, który ma wizję firmy, wie, jak ważne są niezależnych projektów i wie, jak dobre mogą one być dla firmy. Tak, dział Tak, dział marketingu ma konkretne zadania, które musi wykonać każdego dnia. Zadania te zapewniają utrzymanie dobrego imienia firmy. Ale w jaki sposób firma zdobędzie więcej zwolenników? Jak można szybciej budować markę? Być może poprzez dział marketingu można pozyskać więcej współpracowników.

Odpowiedź jest prosta. Projekty. Projekty, które są realizowane przez konkretne zespoły w konkretnych działach i mają krótko- lub długoterminowy wpływ na firmę. wpływ na firmę. Projekty skoncentrowane na konkretnych działaniach, które nie zboczą z wyznaczonej ścieżki.

Przykładem takiego projektu może być organizacja wydarzenia mającego na celu przyciągnięcie większej liczby klientów i współpracowników. Może to być uruchomienie serii filmów instruktażowych na temat produktów lub usług firmy. Projekty te wymagają zespołu, dobrej współpracy, a przede wszystkim cierpliwości!

Rozpoczęcie projektu nigdy nie jest łatwe

Rozpoczęcie projektu z zespołem może na początku wydawać się łatwe ale z pewnością nie jest. Często zdarza się, że kierownicy projektów i członkowie zespołów zdają sobie sprawę, że czasami konflikty między pracownikami lub brak właściwego lub brak właściwego podziału zadań są powodem niepowodzenia projektu, a nie jego charakter. samego projektu.

Doświadczenie złej współpracy i złego projektu może być katastrofalne w skutkach. Jest dość powszechne, że po złych doświadczeniach wiele osób zniechęca się i nie chce pracować nad innymi projektami. Złe doświadczenia nie są jednak powodem do zniechęcenia. W rzeczywistości jest to szansa. Okazją do cofnięcia się o krok i przeanalizowania problemu oraz procesu planowania projektu dla biznesu, aby zrozumieć, jak można to wszystko poprawić.

Czy projekt był opóźniony? Dlaczego cele nie są jasne? Dlaczego zespół jest zespół jest zniechęcony? Są to pytania, które mogą się pojawić, gdy kierownik projektu kierownik projektu analizuje ogólną ocenę projektu. I to są właśnie rodzaje problemów, które należy rozwiązać.

Krótkie wprowadzenie do planowania projektu dla biznesu

Planowanie projektu, jako pojęcie, jest częścią ogólnego procesu zarządzania projektem. Wiąże się ono z wykorzystaniem określonych harmonogramów, takich jak na przykład wykresy Gantta, w celu planowania i raportowania postępów projektu. Jeszcze kilka lat temu planowanie projektów w przedsiębiorstwach było wykonywane ręcznie, zazwyczaj przez kierownika projektu. Obecnie większość firm korzysta z oprogramowania do planowania projektów w biznesie, aby skrócić czas i zwiększyć efektywność procesów.

Planowanie projektu dla przedsiębiorstw obejmuje niemal wszystkie działania podejmowane w trakcie realizacji projektu. Każda decyzja, którą należy podjąć, każde zadanie i zasoby budżetowe, które należy przydzielić. Wszystko to jest określane na etapie planowania projektu.

Plan projektu musi być łatwy do zrozumienia, a nawet jeszcze łatwiejszy do podzielenia się z członkami zespołu. Wymaga on wielu poprawek ponieważ może on ulegać wielokrotnym zmianom w trakcie procesu realizacji. . najgorszy plan projektu to taki, który nigdy się nie zmienia i nie jest omawiany z zespołem. zespołem.

Dlaczego warto korzystać z planowania projektu dla oprogramowania biznesowego?

Wyobraźmy sobie projekt, który ma trwać miesiącami. Projekt który angażuje więcej niż pięciu pracowników, a jego celem jest wprowadzenie nowych produktów dla firmy informatycznej. Ogromna ilość informacji, jeśli nie zostanie wykorzystana prawidłowo, zostanie utracona. Wszystkie dobre pomysły, cały postęp, który zostanie zostanie całkowicie utracony z powodu zagubienia kilku dokumentów lub awarii firmowego serwera. zepsuł się firmowy serwer.

Korzystając z oprogramowania do zarządzania projektami i planowania projektów, można przechowywać i doskonale kategoryzować wszystkie te dane online. W ten sposób można uniknąć utraty ważnych informacji, śledzić rozmowy i postępy, a także przyszłe procesy, które należy zaplanować z wyprzedzeniem.

Jako kierownik projektu masz obowiązek upewnić się, że że zamierzasz zaplanować projekt. Albo przynajmniej zacząć od kilku ważnych projektów które zostaną omówione z zespołem, zanim powstanie ostateczny projekt. w rękach.

W tym artykule przedstawimy kilka wskazówek, jak jak zacząć tworzyć efektywny plan projektu.

Twój plan jest mapą

Mapa musi być przejrzysta. Musi prowadzić ludzi do właściwego w odpowiednie miejsce, nie pozwalając im zgubić drogi. Musi określać cele od samego początku od samego początku i jasno określać etapy, które muszą być dokładnie zrealizowane.

Interesariusze, którzy otrzymają plan, muszą być w stanie poruszać się po projekcie bez wysiłku. Innymi słowy, im prostszy plan projektu, tym lepiej. Nie mówimy tu oczywiście o procesach, które których należy przestrzegać, aby projekt został ukończony. Mówimy o o kształtowaniu planu w taki sposób, aby odpowiadał on potrzebom i celom.

Ważne jest, aby rozmawiać z członkami zespołu, starać się zrozumieć czego potrzebują od planu i upewnić się, że będzie on jak najbliższy ich potrzebom. tego, czego oczekują.

Sprecyzuj zadania i wyniki

Do projektu będą przypisane zadania dla konkretnych osób. Zadania zostaną przydzielone na podstawie ich stanowiska pracy, wiedzy specjalistycznej i preferowanych preferowanych zadań w zespole. Czasami nad tym samym zadaniem może pracować więcej niż jedna osoba. tym samym zadaniem, ale w tym przypadku nie jest to istotne. Każdy członek zespołu musi mieć mieć jasność co do tego, co ma zrobić w ramach projektu. Dzięki temu będą mogli ustalić Dzięki temu będą mogli ustalić swój harmonogram i omówić zmiany przed przejściem do kolejnego etapu.

Rezultaty projektu będą wynikały z zadań. Każde zadanie może mieć mniejsze produkty, które składają się na końcowy "produkt" projektu. projektu. Produkty te mogą być charakterystyczne dla danego zadania lub stanowić połączenie dwóch zadań lub większej ich liczby. Członkowie zespołu muszą wiedzieć, za jakie wyniki i rezultaty są odpowiedzialni. za które są odpowiedzialni.

Znajomość ryzyka

Nie ma czegoś takiego jak idealny plan. Wszystkie plany są obarczone ryzykiem. Niektóre rezultaty mogą się opóźnić. Mogą wystąpić problemy budżetowe, które mogą wystąpić problemy budżetowe, które spowodują niską jakość wyników realizacji zadania. Być może projekt okaże się Być może projekt okaże się dużo droższy, niż początkowo sądziłeś.

To wszystko są potencjalne zagrożenia, na które trzeba być przygotowanym. Oczywiście Oczywiście posiadanie planu, który doskonale rozwiąże każde ryzyko, jest niemożliwe. Przynajmniej na etapie planowania. Można jednak przeznaczyć czas na burzę mózgów. Rozwiązanie pojawi się po dogłębnym przemyśleniu i wielu różnych umysłów pracujących razem nad rozwiązaniem problemu. Może się zdarzyć, że nie mieć rozwiązania w momencie pojawienia się problemu, ale jeśli ma się kluczowe kluczowymi elementami, czyli członkami zespołu, rozwiązanie można znaleźć w mgnieniu oka.

To prowadzi nas do następnego kroku.

Omów

Jest to dość częsty błąd popełniany przez wielu kierowników projektów. Nie przeznaczają oni w schemacie planowania projektu dla firm czasu na dyskusje i burze mózgów na nic innego niż ścisłe procesy projektu.

A co, jeśli członek zespołu ma pomysł, który mógłby całkowicie zmienić produkt końcowy i uczynić go lepszym? A co, jeśli członek zespołu ma rozwiązanie problemu, który męczy cały zespół od tygodni? nęka cały zespół od tygodni? A jeśli istnieją problemy wewnętrzne, które powodują pojawienie się ryzyka, a Ty o nich nie wiesz?

Rozmowa z zespołem na temat projektu i jego rozwoju jest ważna, ale rozmowa z nimi o ich pomysłach lub rzeczach, które mogą im "przeszkadzać", jest o wiele ważniejsza. W końcu jednym z zagrożeń, które zwykle pojawia się podczas pracy nad projektami zespołowymi, jest nieporozumienie.

Kamienie milowe są ważne

Lista celów i zadań do wykonania może posłużyć jako świetny przewodnik do wyznaczania kamieni milowych. Kamienie milowe są świetne, ponieważ pozwalają na ustalenie określić konkretne ramy czasowe, monitorować proces realizacji całego projektu i nagradzać nagradzać zespół za jego pracę i wysiłek.

Aby wyznaczyć odpowiednie kamienie milowe, można skorzystać z ram SMART. SMART to jeden z najbardziej znanych akronimów biznesowych, który może pomóc firmie zdefiniować swoje cele. Według SMART projekt musi być:

• Konkretny: Jasny, zwięzły i napisany języku zrozumiałym dla każdego.
• Mierzalny: Używaj liczb lub języka ilościowego ilościowych. Unikaj niejasnych opisów, które pozostawiają sukces do osobistej, subiektywnej interpretacji.
• Akceptowalny: Uzyskanie akceptacji interesariuszy w zakresie cele, kamienie milowe i produkty.
• Realistyczne: ambitne cele to jedno, ale ale nie należy wyznaczać celów, które są niemożliwe do osiągnięcia. Jest to frustrujące dla zespołu i interesariuszy, a w ostatecznym rozrachunku może opóźnić projekt, ponieważ Osiągnięcie celów niemożliwych zwykle kosztuje więcej i zajmuje więcej czasu.
• Oparte na czasie: Wyznacz konkretne terminy. Jeśli Jeśli musisz zmienić terminy związane z kamieniami milowymi, udokumentuj, kiedy i dlaczego udokumentuj, kiedy i dlaczego dokonano zmiany. Unikaj ukradkowych zmian - czyli zmieniania terminów bez poinformowania zespołu i odpowiednich interesariuszy.

Określenie budżetu

Każdy kamień milowy, każde zadanie, każde działanie, które ma być podjęte podczas realizacji projektu ma swój budżet. Budżet ten może, ale nie musi być elastyczny. W planie projektu należy od samego początku wyjaśnić, że budżet jest początku. Dzięki temu członkowie zespołu będą dokładnie znać swoje ograniczenia i nie będą i nie będą przesadzać.

Czasami brak wiedzy na temat budżetu może spowodować opóźnienia w realizacji projektu, a to nie jest optymalne.

Wyznaczając budżet, masz również możliwość spojrzenia na szerszy obraz wszystkich projektów w Twojej firmie. Niektóre projekty będą wymagały mniejszego budżetu niż inne. Być może niektóre procesy nie będą być może pewne procesy w ogóle nie będą wymagały budżetu. Wszystkie te kwestie należy zdefiniować, aby nie powodować nieporozumień i ryzyka.

Raportowanie postępów

W zależności od tego, jak długo będzie trwał projekt, trzeba będzie ustalić konkretne godziny raportowania postępów w realizacji zadań i całego projektu. całego projektu. Raporty te muszą być zgodne z terminami i muszą być i muszą odpowiadać temu, co kierownik projektu będzie potrzebował wiedzieć o projekcie i jego przebiegu.

Oprócz ram czasowych należy również ustalić konkretny schemat. Potrzebne będą wytyczne, dzięki którym członkowie zespołu będą wiedzieli dokładnie jakie kroki muszą podjąć, aby dostarczyć efektywny i szczegółowy raport. i szczegółowy raport.

Nie ma nic bardziej stresującego dla pracownika niż raportowanie ustaleń i wyników. Ułatw im ten proces tak bardzo, jak to tylko możliwe.

Rozpocznij projekt

Powyższe siedem kroków jest niezbędne do rozpoczęcia planowania projektu, który będzie łatwy w realizacji, skuteczny w działaniu i obiecujący dla przyszłości firmy. przyszłość firmy. Pamiętaj, że wszystkie powyższe kroki będą wymagały wielokrotnych zmian. w kółko. Istnieje prawdopodobieństwo, że nigdy nie będą one miały określonej tożsamości.

Musisz pozostać zorganizowany. Należy pamiętać, że właściwa komunikacja jest kluczem do powodzenia planu. Na koniec należy pamiętać, że nagradzanie członków zespołu może okazać się najcenniejszym czynnikiem decydującym o powodzeniu planu. Pokaż im, że ich doceniasz. Pokaż im, że są ważnymi uczestnikami projektu. Pozwól im wyrazić swoją opinię. Zespół, który potrafi dobrze współpracować, to zespół, który osiąga najlepsze wyniki!